So lässt sich ein LMS für Unternehmen in 8 cleveren Schritten einführen

Ein neues Learning Management System (LMS) im eigenen Unternehmen einzuführen ist ein spannendes Projekt, das (zurecht) auch nervös machen kann:

Im besten Fall wird Ihr LMS zu einem Meer an Wissen, in das Ihre Mitarbeiter:innen gern eintauchen. Im schlimmsten Fall zu einem undurchsichtigen Sumpf, in den niemand auch nur einen Fuß setzen will.

Es steht sogar noch mehr auf dem Spiel, wenn Sie bedenken, dass unzählige L&D-Projekte scheitern, weil sie nicht korrekt umgesetzt wurden.

Bei der reibungslosen Einführung eines LMS geht es um mehr, als nur eine E-Learning-Plattform auszuwählen und sie mit Online-Schulungen zu befüllen. Dazu gehören das Setzen von Zielen, eine sorgfältige Planung, eine regelmäßige (Neu-)Bewertung und viele strategische Entscheidungen. Jede LMS-Implementierung gestaltet sich ein wenig anders. Doch ein klarer, bewährter Prozess hilft Ihnen dabei, sich an einen Plan zu halten, der sich an den Best Practices der Branche orientiert und an die einzigartigen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassbar ist.

Wir zeigen Ihnen die Bausteine, die Ihnen helfen, damit die Einführung Ihres LMS ein voller Erfolg wird. Zunächst möchten wir den Implementierungsprozess in zwei Hauptphasen unterteilen: den Aufbau und den tatsächlichen Start. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie beide Phasen in acht einfachen Schritten meistern!

Die Aufbau-Phase: Definieren Sie Ihr Projekt und stimmen Sie die Pläne auf die Ziele ab

In der Aufbau-Phase findet der Großteil des Denkens und Planens statt. Dazu gehört es, klare Ziele und Deadlines zu setzen, Funktionen zu definieren und über den Inhalt nachzudenken. Je klarer die Vorgaben sind, umso transparenter und verständlicher ist die Einführung für alle.

Schritt 1: Schulungsziele ermitteln und Unternehmensziele erläutern

So wie bei jedem Projekt ist der erste (und wichtigste) Schritt das Formulieren von Zielen für Ihr neues LMS. Legen Sie fest, was Sie mit dem neuen System in Hinblick auf Schulungen und Ihr Unternehmen erreichen wollen. Klare Ziele sorgen dafür, dass Sie bei der Implementierung nicht vom Weg abkommen.

Wenn es z. B. Ihr Unternehmensziel ist, die Verkäufe zu steigern, dann besteht Ihr Schulungsziel darin, Ihr E-Commerce-Team schneller und häufiger zu schulen, und dann die Auswirkungen der Schulung auf die Gewinnquote zu ermitteln. Ihr LMS muss skalierbar sein und es Ihnen gestatten, Ihre Mitarbeiter:innen rasch und regelmäßig – also sobald es einen Bedarf gibt – mit neuen Produkten und Verkaufsgesprächen vertraut zu machen.

So setzen Sie Ziele und beurteilen diese:

• Überlegen Sie sich konkrete Geschäftsziele, die Sie mit dem Lernmanagementsystem erreichen wollen, wie z. B. die Senkung der Schulungskosten oder die Steigerung der Mitarbeiterbindung, und legen Sie diese fest.
• Legen Sie Schulungsziele fest, die zu Ihren Geschäftszielen passen. Wenn es Ihr Ziel ist, die Schulungskosten zu senken und das Mitarbeiterengagement zu steigern, könnten Sie statt kostspieligen Präsenzschulungen Kurse auf Anfrage oder Microlearning einführen.
• Legen Sie für jedes Schulungsziel KPIs fest, damit Sie nicht vom Kurs abkommen.

Schritt 2: Wählen Sie ein LMS, das Ihren Anforderungen genau entspricht

44 % der Unternehmen, die Lerntechnologien für digitales Lernen nutzen, denken darüber nach, ihr System innerhalb von zwei Jahren zu ersetzen – das ist eine erhebliche Verschwendung von Ressourcen! Die Wahl eines LMS ist wie die Wahl des richtigen T-Shirts: Sie müssen den von Ihnen bevorzugten Schulungsstil berücksichtigen und die für Ihr Unternehmen geeignete Größe auswählen. Anders als bei einem T-Shirt kann jedoch das Ausrangieren eines LMS zu vielen Unannehmlichkeiten und unerfüllten geschäftlichen Notwendigkeiten führen.

Ganz gleich ob Klein- oder Großunternehmen – bei der Auswahl eines LMS sind eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen: die Benutzerfreundlichkeit für Lernende und Autor:innen, die Kosten des Tools im Verhältnis zur Anzahl der gebotenen Funktionen sowie die Möglichkeit, es an die Unternehmensziele anzupassen.

So wählen Sie das richtige LMS für Ihr Unternehmen aus:

• Erstellen Sie eine Liste mit Favoriten. Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile der einzelnen LMS und suchen Sie sich ein paar aus, deren Merkmale Ihren Anforderungen entsprechen. Wenn Sie z. B. möchten, dass Ihre Lernenden viel miteinander kommunizieren und das Peer Learning nutzen, entscheiden Sie sich für ein LMS, das Collaborative Learning unterstützt.
• Berücksichtigen Sie auch andere Aspekte wie das Budget, die Testphasen, den Kundenservice und die Benutzeroberfläche. Eine mangelnde Benutzerfreundlichkeit wird von 87 % der Unternehmen, die ihr LMS wechseln wollen, als Hauptgrund genannt. Lesen Sie die Produktbewertungen, um mehr über positive und negative Erfahrungen anderer Kund:innen zu erfahren.
• Erstellen Sie ein Request for Information (RFI). Mit einem RFI können Sie Anbieter:innen eingrenzen, die Ihre Ausschreibung (Request for Proposal/RFP) bekommen sollten. So erhalten Technologieanbieter:innen einen Einblick in Ihr Unternehmen und dessen Ressourcen, Ziele, Herausforderungen und Kernanforderungen.

Schritt 3: Stellen Sie ein Team für die LMS-Implementierung zusammen

Die Personen auszuwählen, die an der Einführung des LMS arbeiten werden, ist ein wesentlicher Schritt. Ein gut eingespieltes Team mit klarer Rollenverteilung und Zuständigkeiten sollte zusammenarbeiten, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, aber auch auf Unvorhergesehenes vorbereitet zu sein.

Ihr Team für die LMS-Implementierung besteht aus:

• Einer Projektleitung, die alles aus der Vogelperspektive betrachtet und mit den anderen Teammitgliedern koordiniert
• Interne Expert:innen aus jeder größeren Abteilung oder Autor:innen, die Schulungsinhalte zu spezifischen Themen erstellen
• Einer Person, die auf LMS-Systeme spezialisiert ist, die Infrastruktur verwaltet und sich um das Benutzererlebnis kümmert
• Einer für die Kommunikation verantwortlichen Person, die die Mitarbeiter:innen über das LMS und seine Nutzung informiert, sie für die Einführung begeistert und auch danach weiter mit einbezieht
• Einem Administratoren, die sich mit IT auskennt und technische Probleme löst, die während oder nach der Einführung auftreten können
• Einer Vertriebsleitung, die den Bedarf für das LMS erkannt hat und die Nutzung des Systems intern fördert. Diese Person ist auch dafür verantwortlich, die Auswirkungen des LMS auf die Teamleistung mitzuverfolgen und darüber zu berichten.

Schritt 4: Legen Sie einen klaren zeitlichen Rahmen für die Einführung des LMS fest

Der Zeitplan für die Implementierung Ihres LMS hängt vom Umfang Ihres Projekts, der Erfahrung Ihres Teams und der von Ihnen gewählten LMS-Lösung ab. Die Implementierung eines lokalen LMS, das auf Ihrem eigenen Server gehostet wird, kann sechs bis zwölf Monate in Anspruch nehmen.

Für eine von einem Anbieter gehostete, cloud-basierte Lösung, die auch als SaaS- oder Cloud-LMS bezeichnet wird, braucht es drei bis neun Monate.

Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan, denn verpasste Deadlines kosten Zeit und Ressourcen. Veranschlagen Sie die Zeit und Ressourcen, die Ihnen für das Projekt zur Verfügung stehen, planen Sie einen Zeitpuffer für Schwierigkeiten ein und legen Sie einen Zeitplan für die Einführung an.

Der Zeitplan zeigt nicht nur, welche Aufgaben wann zu erledigen sind, sondern auch, wie Sie die Aufgaben an Ihr für die LMS-Implementierung zuständiges Team verteilen.

Schritt 5: Entscheiden Sie, ob Sie bestehende Lerninhalte übertragen oder neue erstellen wollen (oder beide Methoden kombinieren)

Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über bestehende Lerninhalte, wie E-Learning-Kurse, aufgezeichnete Webinare, Gamification-Elemente oder Ähnliches. Bevor Sie mit Ihrem LMS loslegen, müssen Sie entscheiden, ob Sie bestehende Kurse übernehmen, ganz neue Lerninhalte erstellen oder einen Mix aus beidem wählen.

Bei dieser Entscheidung gilt es zwischen den Kosten abzuwägen, die entstehen, wenn Sie ganz von vorne anfangen oder wenn Sie auf vorhandene Inhalte zurückgreifen, die möglicherweise nicht den Qualitätsansprüchen genügen.

So bereiten Sie den Inhalt vor:

• Machen Sie eine Bestandsaufnahme, um festzustellen, ob die vorhandenen Inhalte noch brauchbar sind. So erkennen Sie den Bedarf an Kursen, bestimmen Themenbereiche und vermeiden Überschneidungen.
• Überprüfen Sie Ihre Inhalte auf Kompatibilität mit dem neuen Tool und ob Sie Anpassungen vornehmen müssen. Versuchen Sie, Ihre Kurserstellung zu erweitern, um das neue LMS zu nutzen. Wenn Sie nur SCORM-kompatiblen Inhalt mit einem modernen Tool wie 360Learning laden, dann können Sie nicht das ganze Potenzial des Tools nutzen.
• Erstellen Sie neue, personalisierte Kurse und Lernpfade, die ebenso interessant wie interaktiv sind, um eine ansprechende Lernumgebung zu schaffen, die in Ihren Lernenden Begeisterung weckt und sie motiviert.

Schritt 6: Starten Sie einen Testlauf

Wenn Sie Ihr LMS vorab testen, verbessert sich das Benutzererlebnis – für Schulungsleiter:innen und Lernende. Starten Sie einen Testlauf mit einer kleinen, repräsentativen Testgruppe, um sicherzugehen, dass Sie bereit für die Einführung sind und die Best Practices befolgt wurden.

Das Ziel dieses Testbetriebs ist es, eventuelle Mängel aufzudecken, damit Sie diese vor der eigentlichen Implementierung beheben können. Beziehen Sie auch Führungskräfte mit ein, um zu gewährleisten, dass sie in den Kommunikationsplan eingebunden sind und relevante Informationen an ihre Teams weitergeben können.

So klappt der Testlauf:

• Wählen Sie 20 bis 50 Lernende aus, die Ihre zukünftige Zielgruppe repräsentieren. Auch Manager:innen und Schulungsleiter:innen sollten dabei sein, damit Sie auch von diesen Feedback erhalten.
• Lassen Sie die Lernenden die neue LMS-Plattform testen. Beurteilen Sie, wie intuitiv das Nutzer-Onboarding ist, wie lange Autor:innen für die Erstellung eines Kurses brauchen, welche Ressourcen sie benötigen und wie Ihre Lernenden auf die Kurse reagieren.

Die Start-Phase: Analysieren und bewerten Sie Ihr neues LMS, damit es reibungslos funktioniert

In der Start-Phase Ihrer LMS-Implementierung wurde das System schon ausprobiert und getestet – nun ist es bereit für seinen großen Auftritt.

Schritt 7: Setzen Sie die Erfahrung aus dem Testbetrieb um

Damit ist gemeint, dass Sie die Erkenntnisse des Testlaufs nehmen und auf die tatsächliche Implementierung des LMS im Unternehmen anwenden sollen. Sie haben bereits eine Vorlage aus dem Testbetrieb. Jetzt müssen Sie nur noch die Dinge auswählen, die funktioniert haben, und den Rest vermeiden.

So klappt die Einführung Ihres LMS im Unternehmen:

• Kündigen Sie den Übergang vom Test- zum Normalbetrieb an und motivieren Sie die Mitarbeiter:innen.
• Übertragen Sie die Erkenntnisse aus dem Test und wenden Sie sie bei der Einführung an. Sowohl das Implementierungsteam als auch die Lernenden sind nun dank ihrer Erfahrungen im Testlauf gut in das System eingearbeitet.

Schritt 8: Sammeln Sie Feedback in Echtzeit, damit Ihr LMS Höchstleistungen erbringt

Nach der Einführung hängt der Erfolg Ihres LMS weitgehend davon ab, ob es für die Personen funktioniert, für die es gedacht ist. Es ist daher von großer Bedeutung, ein System zum Sammeln von Feedback einzurichten, um zu verstehen, was funktioniert, was nicht und wie Ihr LMS zum bestmöglichen Lerntool für Ihr einzigartiges Team werden kann. Durch Feedback erfahren Sie mehr über Ihre Lernenden, ihr Engagement und ihren Lernfortschritt.

So sammeln Sie Feedback und nutzen es:

• Im Idealfall ist das Einholen von Feedback mit Ihrem LMS ganz einfach. Eine Collaborative Learning-Plattform wie 360Learning hat eingebaute Optionen für Feedback und Rückmeldungen, sodass Kurse live und ständig in nur wenigen Klicks aktualisiert werden können.
• Bewerten Sie das Feedback anhand der von Ihnen festgelegten Ziele. Erfassen Sie sowohl qualitatives als auch quantitatives Feedback, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sowohl Ihre aktuelle Belegschaft als auch neue Mitarbeiter:innen auf das System ansprechen und ob Ihr LMS objektiv die Ergebnisse erzielt, die Sie ursprünglich angestrebt haben.

Die reibungslose Implementierung eines LMS im Unternehmen ist erst der Anfang

Die Einführung des LMS ist nicht das Ende der Fahnenstange. Tatsächlich ist sie erst der Beginn Ihrer Lernerfahrung als Unternehmen. Durch die Einführung von Richtlinien, das Festlegen von Zielen und die Nachverfolgung des Lernerfolgs können Sie Ihr LMS pflegen und dazu beitragen, dass Ihr Lernsystem sein volles Potenzial entfalten kann.